قد يستغل الموظف صلاحية مالية أو تشغيلية، أو يتواطأ مع مورد أو عميل، أو يقدم فاتورة أو مستندا غير صحيح، أو يحول أصول الشركة لمصلحة خاصة. لكن الاشتباه لا يساوي ثبوت الجريمة؛ لذلك يبدأ العمل بفحص الوقائع والأدلة وتحديد المسارات النظامية المناسبة.
صور الاشتباه الشائعة
- مورد مرتبط بموظف أو مسؤول دون إفصاح.
- فواتير أو أوامر شراء لا تقابلها خدمة أو بضاعة حقيقية.
- تحويل مبالغ أو خصومات أو استردادات لجهة غير مستحقة.
- تغيير بيانات عميل أو مورد أو حساب بنكي داخل النظام.
- بيع أصول أو بضائع أو طرود أو بيانات تملكها الشركة.
- تواطؤ بين أكثر من موظف لتجاوز الفصل بين الصلاحيات.
ماذا تفعل الشركة أولا؟
تحافظ على السرية، وتثبت وقت اكتشاف المؤشر، وتحدد الأنظمة والمستندات المهددة، وتتخذ تدبيرا محدودا لمنع استمرار الضرر، ثم تحفظ الأدلة قبل المواجهة. لا ينبغي تداول الاتهام على نطاق واسع أو السماح بإعادة ترتيب الملفات أو الأجهزة.
الفصل بين المخالفة الوظيفية والجريمة
قد تكون الواقعة خطأ أو إهمالا أو مخالفة للسياسة، وقد تتضمن فعلا مجرما مستقلا. يحدد ذلك بعد فحص القصد، وطريقة الحصول على المال أو المنفعة، والصلاحية، والمستندات، وحركة الأموال، وعلاقة الشخص بالمستفيد. اقرأ متى تتحول مخالفة الموظف إلى جريمة مالية.
التحقيق والإجراء الوظيفي
يجب تنسيق التحقيق الداخلي مع الإجراءات الوظيفية حتى لا يضعف أحدهما الآخر. تشمل المراجعة إتاحة الفرصة للشخص لإبداء موقفه عند اتخاذ إجراء يستلزم ذلك، وتوثيق القرار وأسبابه، ومراعاة واجبات الإبلاغ والمواعيد النظامية بحسب طبيعة الواقعة.
بناء ملف البلاغ والمطالبة
لا يبنى الملف على وصف عام مثل «الموظف احتال»، بل على جدول يربط كل واقعة بالمستند والشخص والصلاحية والمبلغ أو الأصل والضرر. ثم تقيم الجهة المختصة ومسار البلاغ والادعاء بالحق الخاص والمطالبة المدنية أو التنفيذ واسترداد الأموال.
نطاق التمثيل
قد يشمل التكليف تحقيقا داخليا مستقلا، أو مراجعة ملف أعدته الشركة، أو إعداد البلاغ والمطالبة، أو التمثيل أمام جهات التحقيق والمحاكم، أو الدفاع عن شخص اتهمته الشركة. لا يمثل المكتب الشركة والشخص المتهم في الواقعة نفسها عند تعارض المصالح.
خدمات مرتبطة
طلب التوكيل في احتيال الموظفين على الشركات
نوع المؤشر، وقت اكتشافه، وهل يوجد تقرير داخلي أو بلاغ، والقرار الذي تحتاج الشركة إلى تقييمه. يكفي في التواصل الأول ملخص موجز لتحديد الخدمة المناسبة، ثم يتفق على طريقة تسليم المستندات.
ما الذي يشمله عرض الأتعاب؟
مراجعة قانونية للتقرير، وتحديد نواقص الإثبات، وتصور للبلاغ والمطالبة والتنسيق مع الإجراء الوظيفي. يبين العرض المرحلة المشمولة والمخرجات والأتعاب وجدول الدفعات، وأي أعمال تحتاج إلى اتفاق مستقل.
لدينا تقرير مراجعة داخلية، هل نحتاج تحقيقا جديدا؟
يمكن أن يبدأ التكليف بمراجعة التقرير وملحقاته لتحديد ما يحتاج إلى استكمال. لا يفترض إجراء تحقيق جديد إذا كانت مراجعة الأدلة القائمة تحقق الغرض.